Documentazione

1. 1 Vai su tracciami.app e clicca "Prova Gratis".
2. 2 Inserisci nome, email e scegli una password sicura.
3. 3 Scegli il nome del tuo workspace (diventerà il tuo sottodominio).
4. 4 Conferma la registrazione e accedi al tuo workspace.

Una volta completata la registrazione, verrai reindirizzato alla dashboard del tuo workspace dove potrai iniziare a configurare il tuo account e inserire i primi dati.

1. 1 Vai in Impostazioni dalla sidebar.
2. 2 Compila i dati della tua attività: ragione sociale, P.IVA, codice fiscale, indirizzo.
3. 3 Configura i dati per la fatturazione elettronica: regime fiscale, codice attività.
4. 4 Imposta il logo della tua attività per i PDF di preventivi e fatture.
5. 5 Configura le preferenze email per l'invio dei documenti.

• Dashboard: panoramica KPI, grafici e attività recenti.
• Copilot: avvisi, calendario unificato e planner giornaliero.
• Clienti: anagrafica, contatti e documenti associati.
• Progetti: gestione progetti con kanban e task.
• Time Tracking: timer e report ore lavorate.
• Preventivi: creazione, invio e conversione in fattura.
• Fatture: emissione, pagamenti e fatturazione elettronica.
• Hosting: gestione domini, hosting e profittabilità.
• Vault: archivio sicuro delle credenziali clienti.

1. 1 Vai nella sezione Clienti dalla sidebar.
2. 2 Clicca "Nuovo Cliente" per aggiungere un cliente.
3. 3 Compila i campi: nome/ragione sociale, email, telefono, indirizzo.
4. 4 Salva il cliente per renderlo disponibile in preventivi, fatture e progetti.

Dalla scheda di ogni cliente puoi vedere una panoramica completa: progetti attivi, preventivi inviati, fatture emesse, ore lavorate e documenti allegati.

• P.IVA: obbligatoria per clienti con partita IVA (aziende e professionisti).
• Codice Fiscale: obbligatorio per tutti i clienti, persone fisiche e giuridiche.
• Codice SDI: codice a 7 caratteri del destinatario per la fatturazione elettronica.
• PEC: indirizzo PEC alternativo al codice SDI per la ricezione delle fatture.

1. 1 Apri la scheda del cliente.
2. 2 Vai nella tab "Documenti".
3. 3 Clicca "Carica Documento" e seleziona il file dal tuo computer.
4. 4 Il documento sarà visibile nella lista e scaricabile in qualsiasi momento.

I documenti sono archiviati in modo sicuro e isolato per ogni workspace. Solo gli utenti del tuo workspace possono accedere ai file caricati.

1. 1 Vai nella sezione Progetti dalla sidebar.
2. 2 Clicca "Nuovo Progetto".
3. 3 Seleziona il cliente associato.
4. 4 Inserisci nome, descrizione, budget (opzionale) e deadline.
5. 5 Salva il progetto per iniziare a lavorarci.

Ogni progetto ha una scheda dedicata dove puoi visualizzare lo stato di avanzamento, le ore lavorate, i task attivi e i documenti associati.

• Da Fare: task pianificati ma non ancora iniziati.
• In Corso: task su cui stai lavorando attivamente.
• In Revisione: task completati in attesa di verifica.
• Completato: task conclusi e approvati.

Puoi trascinare i task tra le colonne con il drag and drop. Lo stato si aggiorna automaticamente e viene salvato in tempo reale.

Ogni task può avere una deadline e un livello di priorità. Le deadline scadute vengono evidenziate automaticamente nella board e nel Copilot.

• Urgente: task che richiedono attenzione immediata.
• Alta: task importanti da completare a breve.
• Media: task con tempistiche normali.
• Bassa: task senza urgenza particolare.

1. 1 Seleziona il progetto e il task su cui stai lavorando.
2. 2 Clicca il pulsante "Play" per avviare il timer.
3. 3 Lavora normalmente: il timer continua in background.
4. 4 Clicca "Stop" per fermare il timer e salvare l'entry.

Puoi anche inserire manualmente le ore lavorate se preferisci non usare il timer in tempo reale. Inserisci la data, la durata e una descrizione dell'attività svolta.

Dalla sezione Time Tracking puoi filtrare le entry per periodo, cliente, progetto e task. I dati vengono aggregati automaticamente per darti una visione chiara delle ore lavorate.

• Filtro per periodo: questo mese, trimestre, anno o date personalizzate.
• Filtro per cliente: visualizza le ore dedicate a ciascun cliente.
• Filtro per progetto: analizza il tempo speso su ogni progetto.
• Totali e subtotali calcolati automaticamente.

1. 1 Vai nei report del Time Tracking.
2. 2 Filtra le ore non ancora fatturate per il cliente desiderato.
3. 3 Seleziona le entry da includere nella fattura.
4. 4 Clicca "Genera Fattura": verrà creata una fattura con il dettaglio delle ore.

1. 1 Vai nella sezione Preventivi dalla sidebar.
2. 2 Clicca "Nuovo Preventivo".
3. 3 Seleziona il cliente destinatario.
4. 4 Aggiungi le voci: descrizione, quantità, prezzo unitario e IVA.
5. 5 Imposta una data di validità per il preventivo.
6. 6 Salva come bozza o invia direttamente al cliente.

Il PDF viene generato automaticamente quando visualizzi o invii il preventivo. Include l'intestazione con i tuoi dati, i dettagli del cliente, la tabella delle voci con totali e IVA, e le eventuali note.

1. 1 Apri il preventivo dalla lista.
2. 2 Clicca "Scarica PDF" per salvarlo sul tuo computer.
3. 3 Oppure clicca "Invia" per spedirlo via email direttamente al cliente.

Il link pubblico usa un token sicuro e univoco. Chiunque abbia il link può visualizzare il preventivo, ma non può modificarlo. Puoi condividere il link via email, WhatsApp, o qualsiasi altro canale.

1. 1 Apri il preventivo.
2. 2 Clicca sull'icona "Condividi" o copia il link pubblico.
3. 3 Invia il link al cliente tramite il canale che preferisci.

1. 1 Apri il preventivo accettato.
2. 2 Clicca "Converti in Fattura".
3. 3 Verifica i dati della fattura generata.
4. 4 La fattura viene creata come bozza, pronta per essere completata e inviata.

La conversione copia tutte le voci del preventivo nella nuova fattura, inclusi descrizioni, quantità, prezzi e aliquote IVA. Il preventivo viene automaticamente segnato come "convertito".

1. 1 Vai nella sezione Fatture dalla sidebar.
2. 2 Clicca "Nuova Fattura".
3. 3 Seleziona il cliente (i dati fiscali vengono precompilati).
4. 4 Scegli il tipo di documento (fattura, nota di credito, ecc.).
5. 5 Aggiungi le voci con descrizione, quantità, prezzo e aliquota IVA.
6. 6 Imposta la data di emissione e la scadenza di pagamento.
7. 7 Salva la fattura.

Il formato di numerazione segue lo schema FT-ANNO-NUMERO (esempio: FT-2026-0001). La numerazione è progressiva e annuale, si azzera all'inizio di ogni anno.

• La numerazione è automatica e sequenziale.
• Non ci sono buchi nella sequenza, anche in caso di fatture eliminate.
• Il numero viene assegnato al momento dell'emissione, non alla creazione della bozza.
• Le note di credito seguono una propria sequenza separata.

1. 1 Apri la fattura dalla lista.
2. 2 Clicca "Scarica PDF" per salvare il file.
3. 3 Oppure clicca "Invia Email" per spedire la fattura al cliente.
4. 4 Il cliente riceve un'email professionale con il PDF allegato e un link per visualizzarla online.

L'email utilizza un template professionale con i dati della tua attività. Il cliente può visualizzare la fattura online tramite il link pubblico incluso nell'email.

1. 1 Apri la fattura per cui hai ricevuto un pagamento.
2. 2 Clicca "Registra Pagamento".
3. 3 Inserisci l'importo ricevuto, la data e il metodo di pagamento.
4. 4 La fattura si aggiorna automaticamente: parzialmente pagata o saldata.

• Non pagata: nessun pagamento registrato.
• Parzialmente pagata: importo ricevuto inferiore al totale.
• Pagata: importo ricevuto uguale al totale fattura.
• Scaduta: la data di scadenza è passata senza pagamento completo.

1. 1 Vai nella sezione Fatture Ricorrenti.
2. 2 Clicca "Nuova Fattura Ricorrente".
3. 3 Seleziona il cliente e configura le voci della fattura.
4. 4 Scegli la frequenza: mensile, bimestrale, trimestrale, semestrale o annuale.
5. 5 Imposta la data di inizio e, opzionalmente, una data di fine.
6. 6 Attiva la fattura ricorrente.

Il sistema genera automaticamente le fatture alla data prevista (ogni mattina alle 07:00). La fattura generata è una bozza che puoi revisionare prima di inviarla, oppure puoi configurare l'invio automatico.

Il sistema controlla quotidianamente lo stato delle fatture e invia automaticamente promemoria via email ai clienti. Puoi personalizzare i tempi e il contenuto dei promemoria.

• Promemoria pre-scadenza: inviato qualche giorno prima della scadenza.
• Promemoria alla scadenza: inviato il giorno della scadenza.
• Sollecito post-scadenza: inviato dopo la scadenza per fatture non pagate.

Dal 1° gennaio 2019, tutte le fatture tra soggetti residenti in Italia devono essere emesse in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SDI). La FatturaPA è un file XML strutturato secondo lo schema versione 1.2.2 definito dall'Agenzia delle Entrate.

• Formato obbligatorio per tutte le fatture B2B e B2C in Italia.
• Il file XML contiene tutti i dati fiscali in formato strutturato.
• Deve essere trasmesso al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SDI).
• Il SDI valida il file e lo recapita al destinatario.

1. 1 Crea e salva la fattura con tutti i dati compilati.
2. 2 Dalla scheda della fattura, clicca "Genera XML FatturaPA".
3. 3 Il sistema valida i dati e genera il file XML.
4. 4 Scarica il file XML pronto per il caricamento su SDI.

Il file XML generato include: dati del cedente/prestatore, dati del cessionario/committente, dati della fattura (numero, data, importi), dettaglio delle righe con codici IVA e aliquote.

1. 1 Scarica il file XML generato da Tracciami.
2. 2 Accedi al portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate.
3. 3 Carica il file XML nella sezione di trasmissione.
4. 4 Il SDI valida il file e lo recapita al destinatario.

In alternativa al portale dell'Agenzia delle Entrate, puoi utilizzare un intermediario accreditato (commercialista, servizio di fatturazione elettronica) per l'invio tramite SDI.

• Cassa Previdenza: configura il tipo di cassa (INPS, Gestione Separata, casse professionali) e l'aliquota. L'importo viene calcolato automaticamente.
• Bollo Virtuale: per fatture esenti IVA superiori a 77,47€, il bollo di 2€ viene aggiunto automaticamente al file XML.
• Rivalsa INPS: per i professionisti senza cassa, la rivalsa del 4% viene calcolata sull'imponibile.

1. 1 Vai in Impostazioni e configura il tipo di cassa previdenza.
2. 2 Imposta l'aliquota percentuale della tua cassa.
3. 3 Nelle fatture, la cassa e il bollo vengono aggiunti automaticamente quando applicabili.

• Critico (rosso): fatture scadute da più giorni, hosting scaduti, task con deadline superata.
• Importante (arancione): fatture in scadenza oggi, hosting in scadenza questa settimana, task urgenti.
• Medio (giallo): fatture in scadenza questa settimana, task con deadline vicina.
• Basso (blu): promemoria generali, suggerimenti di ottimizzazione.

Gli avvisi vengono aggiornati in tempo reale ogni volta che accedi al Copilot. Il numero di avvisi critici è sempre visibile nel badge della sidebar.

• Scadenze fatture: date di pagamento delle fatture emesse.
• Deadline progetti: scadenze dei progetti e dei task.
• Rinnovi hosting: date di scadenza dei servizi hosting.
• Fatture ricorrenti: prossime date di generazione automatica.

Ogni evento nel calendario è cliccabile e ti porta direttamente all'elemento corrispondente. I colori differenziano le tipologie di scadenza.

Ogni mattina il planner calcola uno score per ogni attività combinando diversi fattori: vicinanza alla deadline, livello di priorità, importo economico coinvolto e tempo stimato. Le attività vengono ordinate per score decrescente.

• Score alto: attività urgenti e importanti da completare per prime.
• Score medio: attività rilevanti da fare durante la giornata.
• Score basso: attività che possono essere rimandate se necessario.

1. 1 Vai nella sezione Hosting dalla sidebar.
2. 2 Clicca "Nuovo Hosting".
3. 3 Seleziona il cliente associato.
4. 4 Inserisci i dettagli: dominio, provider, piano, date di inizio e scadenza.
5. 5 Imposta il prezzo di vendita (al cliente) e il costo (dal provider).
6. 6 Scegli il ciclo di fatturazione: mensile, trimestrale, semestrale o annuale.

Dalla scheda di ogni hosting puoi gestire le credenziali associate (tramite il Vault), i documenti allegati e creare fatture ricorrenti per il rinnovo automatico.

• Margine per hosting: differenza tra prezzo di vendita e costo del provider.
• Profittabilità per provider: quanto margine genera ogni fornitore.
• Profittabilità per cliente: quanto margine genera ogni cliente sui servizi hosting.
• Margine percentuale: indicatore immediato della redditività di ogni servizio.

La dashboard Hosting mostra statistiche aggregate: ricavi totali, costi totali, margine complessivo e numero di servizi attivi. Usa questi dati per ottimizzare i prezzi e i fornitori.

Tracciami controlla settimanalmente (ogni lunedì) le scadenze dei servizi hosting e invia notifiche email quando un servizio sta per scadere. Il Copilot mostra gli hosting in scadenza tra gli avvisi prioritari.

• Notifiche email automatiche per hosting in scadenza.
• Avvisi nel Copilot con livello di priorità appropriato.
• Vista filtrata per mostrare solo gli hosting in scadenza.
• Possibilità di creare fatture ricorrenti per automatizzare il rinnovo.

Come freelancer gestisci spesso decine di credenziali per i siti e i servizi dei tuoi clienti. Il Vault ti permette di centralizzarle in un unico posto sicuro, associate direttamente al cliente e all'hosting di riferimento.

• Credenziali organizzate per cliente e hosting.
• Supporto per diversi tipi: FTP, SSH, CMS, database, cPanel, email.
• Password nascoste di default, visibili con un click.
• Crittografia dei dati sensibili.

1. 1 Apri la scheda del cliente o dell'hosting.
2. 2 Vai nella tab "Credenziali" o "Vault".
3. 3 Clicca "Nuova Credenziale".
4. 4 Seleziona il tipo (FTP, SSH, CMS, database, ecc.).
5. 5 Inserisci host, username, password e note opzionali.
6. 6 Salva: la credenziale è ora disponibile nel Vault.

• Le password sono crittografate a riposo nel database.
• Ogni workspace ha il proprio database isolato (multi-tenancy).
• Le credenziali sono accessibili solo dagli utenti autenticati del workspace.
• I dati sono trasmessi sempre su connessione HTTPS crittografata.

Il sistema di isolamento multi-tenant garantisce che nessun workspace possa accedere ai dati di un altro, nemmeno a livello di database. Ogni workspace ha il proprio database completamente separato.

• Fatturato totale: somma delle fatture emesse nel periodo selezionato.
• Incassato: importo effettivamente ricevuto dai clienti.
• Da incassare: fatture emesse ma non ancora pagate.
• Fatture scadute: importo delle fatture oltre la data di scadenza.
• Clienti attivi: numero di clienti con progetti o fatture nel periodo.
• Ore lavorate: totale ore registrate nel time tracking.

I KPI sono filtrabili per periodo: questo mese, questo trimestre, quest'anno, anno scorso o un intervallo personalizzato. I grafici mostrano l'andamento nel tempo.

• Report per cliente: fatturato e pagamenti raggruppati per cliente.
• Report per progetto: analisi finanziaria per singolo progetto.
• Report per periodo: confronto tra periodi diversi (mese, trimestre, anno).
• Andamento mensile: grafico con trend di fatturato e incassi.

I report utilizzano il trait WithDateFilter che permette di selezionare preset rapidi (questo mese, trimestre, anno) o un intervallo di date personalizzato.

Il sistema di export CSV genera file con separatore punto e virgola e BOM UTF-8 per la massima compatibilità con Excel e altri fogli di calcolo. I dati esportati rispettano i filtri attivi al momento dell'export.

1. 1 Applica i filtri desiderati (periodo, cliente, stato).
2. 2 Clicca il pulsante "Esporta CSV" presente nelle varie sezioni.
3. 3 Il file viene scaricato automaticamente sul tuo computer.
4. 4 Apri il file con Excel o il tuo foglio di calcolo preferito.

• Export fatture: numero, data, cliente, importo, stato, pagato.
• Export clienti: anagrafica completa con dati fiscali.
• Export time tracking: ore lavorate con dettaglio per progetto e task.
• Export hosting: servizi con costi, ricavi e margini.